Magister farmacji
Sylwia Kowalczyk
Offline
Absolwentka studiów farmaceutycznych oraz zarządzania. Doświadczenie zawodowe jako magister farmacji i koordynator aptek w sieci aptecznej.

Czy w aptece w której pracujesz jest dobra organizacja pracy?

Kolejka… Pacjent czeka...  A my szukamy po aptece, a to recepty, a to leku którego ktoś nie odłożył na „swoje” miejsce. Nikt nie lubi pracować w chaosie, gdzie nie wiadomo, gdzie co jest? Właściwa organizacja pracy w aptece przyczynia się do usprawnienia obsługi pacjentów oraz ułatwia wykonywanie zadań.

Podstawą działalności apteki jako punktu sprzedaży detalicznej jest obsługa pacjentów i sprzedaż. Sukcesem apteki jest jak pacjent wychodzi z apteki zadowolony ponieważ np. odebrał zamówiony lek recepturowy w ustalonym terminie lub został sprawnie i fachowo obsłużony. Pacjenci nie zdają sobie sprawy ile czynności trzeba wykonać aby sprzedaż odbywała się sprawnie. Należy jednak pamiętać, że będą oni omijać aptekę do której przychodzi się parę razy aby załatwić jedną „sprawę”.
To jak będzie obsłużony pacjent zależy od każdego z członków zespołu aptecznego. Posiadanie kompetentnego zespołu pracowników, gdzie każdy zna swoje miejsce i należycie wykonuje powierzone obowiązki jest marzeniem nie jednego kierownika apteki. Aby zespół mógł działać efektywnie, kierownik apteki powinien delegować cześć zadań członkom zespołu.

Formujemy cele
Pierwszy krok do poprawy organizacji pracy zespołu jest ustalenie celów przez kierownika apteki. Cele dzielimy na krótkoterminowe które realizujemy przez zadania bieżące oraz cele długoterminowe. Każdy cel powinien być konkretny, musi być możliwy do osiągnięcia i dokładnie określony w czasie. Najczęstsze cele jakie są wyznaczone dla zespołu aptecznego, wiążą się ze wzrostem sprzedaży, optymalizacją magazynu i kosztów. Ponadto ważna jest też budowanie lojalności pacjentów poprzez poprawę jakości obsługi.

Określamy zadania
Następnie przekładamy cele na zadania. Zadania bieżące wykonywane codziennie, których efekty ich wykonania widoczne są od razu. Przydzielenie zadań do poszczególnych członków zespołu zależy od ich uprawnień i kompetencji.
Zadania bieżące przygotowujące do sprzedaży, które wymagane są od farmaceuty to np:
-  przygotowanie stanowiska kasowego (zapewnienie drobnych, naładowanie zszywacza, notatnik, piszący długopis, reklamówki dla pacjentów, zapasowe rolki fiskalne, pieczątka)
- sprawdzanie i opisywanie recept
-  uzupełnianie produktów na półkach z zapasów oraz  rozkładanie nowego towaru
Zadania bieżące kierownika apteki pozwalają sprawny przebieg wszystkich wykonywanych w aptece czynności, a więc: zaopatrzenie, przyjmowanie towarów i przygotowanie ich do sprzedaży, organizację procesu sprzedaży, wykonywanie czynności o charakterze biurowym i administracyjnym. Cześć tych zadań kierownik powinien delegować innym pracownikom apteki.

Delegacja bieżących zadań

Zanim kierownik zrobi sobie kawę po przyjściu do pracy i usiądzie do swoich „papierów”, może zlecić zadania innym pracownikom. Nich każdy ma zadanie na dzisiaj, w zależności od potrzeb danej apteki. Czynności porządkowe np. odłożenie leków dla pacjentów na receptę,  zrobić porządek w szafce A, ułożyć kopie faktur dla pacjentów. Czynności administracyjne np. wprowadzenie faktur, przygotowanie zamówienia towaru. Dany pracownik ma zorganizować sobie tak prace aby zadanie zrealizował w swoim czasie pracy. Pojawienie się pacjenta w aptece oznacza, konieczność przerwania wszystkich innych czynności. Kierownik powinien delegując bieżące zadania powinien określić ich ważność oraz pamiętać aby sprawdzić wykonanie. W ten sposób małymi krokami organizacja codziennej pracy w aptece może poprawić się, a nam będzie lepiej się pracowało.


Realizacje celów długoterminowych
Cele długoterminowe związane są z otrzymaniem efektu za określony czas np. po miesiącu. Przełożenie celów długoterminowych na zadania , jest bardziej skomplikowane. Wymaga określenia sposobu działania rozłożonego w czasie.
Zadania okresowe jakie mogą być do wykonania w aptece, związane są celami biznesowymi takim jak optymalizacja magazynu, odpowiednia ekspozycja, wysoka jakość obsługi, dobrze funkcjonująca praca w recepturze, analiza preferencji zakupowych pacjentów.
Dzielenie się odpowiedzialność za uzyskanie powyższych zadań poszczególnym członkom zespołu pozwala kierownikowi ułatwia prowadzenia apteki jako całości.

- Przykładowo osoba odpowiedzialna za sprawne funkcjonowanie receptury dba o to aby surowce recepturowe były w odpowiedniej ilości, aby leki przygotowane dla pacjentów były zrobione, wycenione i odebrane w odpowiednim terminie. Osoba ta oprócz swoich codziennych obowiązków obsługi pacjentów, pilnuje porządku w recepturze.

- Wyznaczenie osoby która ma kontrolować daty ważności ułatwi kierownikowi zarządzanie magazynem.  Kierownik powinien zdefiniować cel i sposób działania. Informowanie o krótkim terminie ważności produktów pracowników apteki, aby te produkty sprzedały się . Ekspozycja i przecena produktów terminujących się.  Zabieranie z magazynów leków przeterminowanych.

Wymaga to zazwyczaj dodanie pracownikowi odpowiednich uprawnień w systemie i przeszkolenie. Ważne jest aby wszyscy pracownicy apteki zostali poinformowani o tym że ta osoba będzie zwracała szczególną uwagę na leki terminujące się, a ta pilnuje receptury.

Czy mogę w czymś jeszcze pomóc Pani Kierownik?
Angażowanie się w prace w aptece, daje każdemu pracownikowi możliwość rozwoju. Jeżeli widzisz że organizacja prac w aptece mogła by być lepsza, skonsultuj to z zespołem. Zaangażowanie zaowocuje wzrostem efektywności zespołu, a codzienna praca będzie przyjemniejsza. A dobra organizacja wewnątrz apteki, przełoży się na pozytywne  postrzeganie jej przez pacjentów.

Zaloguj się

Polityka prywatności serwisów grupy farmacja.net